1. Predimplementačná analýza

Zavedenie funkčného Power BI riešenia začína prirodzene týmto krokom. Pripraviť efektívny reporting nie je totiž možné bez toho, aby sme porozumeli fungovaniu vášho biznisu, zoznámili sa s jeho štruktúrou a následne spoločne definovali potreby v tejto oblasti.

Na stretnutí v trvaní cca 1 až 2 dní podľa veľkosti projektu preberieme štruktúrovanou formou s potenciálnymi užívateľmi riešenia:

• okruhy činností, ktoré má reporting pokrývať,
• štruktúru a detaily procesov, ktoré v týchto okruhoch prebiehajú,
• doterajší spôsob reportovania týchto procesov, aktuálne sledované ukazovatele a ich definície,
• skupiny užívateľov, ktorí budú reporting konzumovať (vrcholový a stredný manažment, vedúci oddelení, manažéri projektov a pod.)
• spôsob použitia (krížové reporty pre viacero vs. podrobné pre jedno oddelenie, vnútrofiremné porady, obchodní partneri a pod.)
• na aké otázky užívateľov z okruhu ich zodpovednosti a v akom prioritnom poradí má nový reporting odpovedať,
• časové obdobia a mieru detailov, ktoré by sa pre každú skupinu mali v reporte nachádzať,
• zdroje a kvalitu dát, z ktorých bude reporting vystavaný.

Na základe vyššie popísaných krokov navrhneme “na papieri” predbežný rozsah reportu, jeho štruktúru, vzhľadové a obsahové usporiadanie a vypracujeme cenovú kalkuláciu kompletného riešenia. 

2. Spracovanie zdrojových dát, konštrukcia dátového modelu a tvorba obsahu

V tomto štádiu riešenia sa dáta zo všetkých potrebných zdrojov umiestnia pod jednu strechu – do jedného dátového modelu a poprepájajú sa navzájom tak, aby tvorili podklad pre tvorbu požadovaných výstupov v reportoch. 

Po extrakcii a úprave dát nasleduje jadro riešenia – konštrukcia dátového modelu. Jeho kvalita ovplyvňuje efektívnu bezproblémovú tvorbu jednotlivých elementov reportu a prípadné rozširovanie celého reportingového systému v budúcnosti. 

Práve v sústredení všetkých dát na jednom mieste a ich efektívnom vzájomnom prepojení do dátoveho modelu spočíva jeden z kľúčových benefitov Power BI riešenia. Táto časť výrazne ovplyvňuje jeho celkovú kvalitu, preto jej venujeme primerane veľkú pozornosť.

Keď sú dáta poprepájané a sú nastavené ich vzájomné vzťahy, projekt pokračuje vyskladaním samotného reportu. Táto fáza zahŕňa:

• voľbu farebného dizajnu stránok reportu,
• výber adekvátnych vizuálov a ich rozmiestnenie,
• prípravu vzorcov pre výpočet obsahu jednotlivých vizuálov,
• zavedenie potrebných filtrov,
• vytvorenie požadovaných interakcií medzi vizuálmi,
• kontrolu správnosti údajov prezentovaných vo vizuáloch,
• vytvorenie návodov a pomôcok pre užívateľov,
• prípadnú úprava reportu pre zobrazovanie na mobilných telefónoch cez stiahnuteľnú aplikáciu.

3. Agilný prístup k riešeniu projektu

Riešenie realizujeme agilnou formou – na rozdiel od čakania na kompletný projekt vznikajú jednotlivé stránky reportu postupne, sú dostupné užívateľom, je možné s nimi štandardne pracovať a postupne sa dopĺňajú na kompletný projekt v dohodnutom rozsahu. Užívatelia v tomto procese tvorby reportov okrem kontroly údajov a schvaľovania jednotlivých strán, resp. etáp nijako zvlásť zaťažovaní.

Výsledkom je reportingový systém, ktorý je obsahovo i formou dokonale prispôsobený požiadavkám užívateľov – konzumentov dát.

Naše zásady pri tvorbe Power BI riešení

Estetická príťažlivosť a účelnosť alebo „prvý dojem je posledný dojem“

Reporty tvoríme v súlade so zaužívanými pravidlami vizualizácie dát, ku ktorým patria napr.:

• voľba farebných škál, podčiarkujúcich význam jednotlivých údajov, resp. ukazovateľov,
• veľkostné a priestorové proporcie vizuálnych elementov na stránkach vo vzťahu k významu prezentovaných údajov (Gestalt princípy),
• poradie umiestnenia týchto elementov v náväznosti na zrozumiteľnosť dát a v súlade s estetickými normami ich vizualizácie,
• optimálna voľba medzi druhom vizuálnych elementov na jednotlivých stránkach, resp. nástenkách.

Obsahová výstižnosť a zrozumiteľnosť

• Každá nástenka resp. stránka reportu musí byť kompaktná a zároveň vyčerpávajúca vo vzťahu k zvolenej miere detailu.
• Význam údajov v reportoch musí byť jednoznačný (podporený napr. aj dynamickými titulmi vizuálov).
• Údaje musia byť rýchlo (podľa zásady 3-30-300) interpretovateľné a umožňujúce užívateľovi ich vyhodnotenie a prijatie rozhodnutia.
• Na jednej stránke je umiestnené len určité kritické množstvo údajov, ktoré užívateľ zvládne pohodlne analyticky spracovať. V prípade potreby hlbších detailov sa tieto nachádzajú na novej stránke, resp. novej vrstve pôvodnej stránky.

Aktívna angažovanosť užívateľov v procese tvorby reportov.

Snažíme sa celý Power BI reportingový systém vytvárať v aktívnej spolupráci so samotnými užívateľmi. Plne si uvedomujeme, že úspešný report je len ten, ktorý sa využíva často a čo najväčším počtom osôb, pre ktoré bol vytvorený.

Pokiaľ hneď na začiatku projektu s užívateľmi detailne preberieme ich požiadavky, vyhneme sa neprimeranému množstvu úprav a doplnkov a zabezpečíme, že v reportoch v čo najkratšej dobe nájdu to, čo požadovali a budú takéto reporty maximálne využívať.